Devonxona va arxiv bo'limi
Гаффоров Зафарджон Абдусалам угли
Электронная почта: zafargaffarov090@gmail.com
Номер телефона +998 90 999-55-94
Fax: +998 90 999-55-94
Адрес: г. Самарканд, ул. Спитамена шох, 166
Дни приема: Понедельник–суббота с 8:00 до 16:00
Задачи
1. Обязанности офисного отдела.
Обязанности офисного отдела заключаются в следующем:
1.1. Прием отправлений, отправленных от высших организаций, высших учебных заведений, организаций на территории Республики Узбекистан и за ее пределами, и отправка им официальных документов, присланных из института.
1.2. Сортировка документов, доставка их факультетам, кафедрам и соответствующим лицам.
1.3. Регистрация заявлений и других заказных писем на имя администрации института.
1.4. Организация работы, своевременная регистрация поступивших документов, оформление и отправка в соответствующие организации.
1,5. Предоставить информацию о полученных документах руководству и должностным лицам института.
1.6. Регистрация и оформление оригиналов исполнительных (иж) приказов, связанных с организацией деятельности института, приказов (хз-м), связанных с финансовыми делами и командировками, и приказов (ф), изданных на определенный период, своевременной рассылки копии приказов ответственным лицам, руководителям соответствующих факультетов и подразделений.
1.7. Хранение основы приказов, изданных через канцелярию, и оригиналов приказов до момента их передачи в архив учреждения.
1.8. Приказы, изданные институтом, фиксируйте, копии доставляйте соответствующим факультетам, отделам, ответственным лицам, доставляйте исполнителям, оригиналы храните до сдачи в архив института.
1.9. Выдача и регистрация служебных командировочных удостоверений.
1.10. Выдача и оформление командировочных удостоверений научных сотрудников и гостей, прибывших в институт.
1.11. Прием и отправка телеграмм, приказных писем, личных документов и т.п.
12. Своевременное оформление и представление приказов и других документов, подлежащих сдаче в архив института.
2. Обязанности офис-менеджера.
Организация надлежащего учета, своевременная регистрация и передача документов в институт;
Обеспечение правильного оформления документов, выдаваемых институтом;
Направление документов на исполнение в соответствии с указаниями ректора;
Проверка того, что документы, направляемые за подписью ректора, зарегистрированы и надлежащим образом оформлены;
Принимая во внимание входящие письма, распечатываем бланки с реквизитами института;
Сшивка оформленных документов в коллективные папки;
Оформление заполненных документов для сдачи в архив.
Обязанности заведующего архивом:
Ведение архива в институте;
Регистрация, хранение и использование, систематизация документов;
Проведение работ по организации экспертизы научной и практической ценности архивных документов;
Разделение постоянно и временно хранящихся документов;
Составление актов уничтожения просроченных документов, передачи в государственный архив;
Выдача архивной справки на основании находящихся в архиве документов, уточнение условий хранения, присвоение документам порядкового номера;
Поддержание архивных помещений в надлежащем противопожарном состоянии, контроль освещения;
Следить за системой отопления, средствами связи, участвовать в разработке номенклатуры коллекций, контролировать сдачу заполненных документов в архив, сдавать в установленные сроки указанный отчет, разрабатывать инструкции по эксплуатации, получать документы ДАК.
Обязанности должности архивариуса:
Организация хранения документов, поступающих в архив;
Прием заполненных документов по деловому администрированию от субъектов хозяйствования;
Участие в разработке номенклатуры сводных томов института, проверка правильности состава и оформления документов, поступающих в архив;
Шифрование единиц хранения на основе соответствующих правил, систематизация, контроль учета размещения файлов;
Присвоение номерного фонда постоянно и временно хранящимся документам, оформление документов передачи в государственный архив, снятия с учета, уничтожения;
Участие в определении научно-практической ценности архивных документов;
Контроль за хранением архивного помещения в соответствии с правилами, принятие противопожарных мер, выдача выписок, копий, справок на основании архивных документов, ответы на анкеты.
Подготовка информации для составления отчета об архивной работе.
Должностные обязанности курьера:
Прием писем и документов, адресованных институту, из аппарата Министерства, других высших учебных заведений и учреждений, отделов связи, а также доставка документов в указанные места;
При получении документов проверяйте соответствие буквы цифрам, размещённым в папках;
Проверка приложений при получении почты, не размещённой в папках;
Согласно указанию ректора, своевременно сдать документы исполнителям, расписавшись в специальной тетради.
Менеджер и его обязанности.
Он работает по указанию руководителя отделения. Соответствует порядку всех документов в отделении. Отвечает за следующие задачи:
- готовит проект приказа (ф) о командировках и финансовых делах (хз-м), приказов к исполнению (иж), изданных на определенный срок, проверяет его после выхода из компьютера, подготавливает к подписанию, контролирует Рассылка по соответствующим факультетам, кафедрам, отделам и ответственным лицам.
- В книге учета регистрируются приказы о командировках и финансовых делах (хз-м), приказы к исполнению (иж), приказы, выданные на определенный период времени (ф).
- Готовит ежемесячный отчет о командировках и финансовых делах (хз-м), приказы к исполнению (иж), приказы, изданные за определенный период (е) по институту.
- Он занимается оформлением документов тех, кто уезжает в командировку и тех, кто приезжает в институт в командировку.
- Подписание подготовленных приказов проректорам, доставка их в приемную ректора, раздача копий приказов по факультетам и кафедрам.
- Прием и оформление документов, уведомлений, заявлений сотрудников и обучающихся от организаций, всех видов корреспонденции, поступающей по почте, подготовка отчетов по жалобам и заявлениям;
- Проведение программы контроля без ошибок и пропусков;
- Электронный учет документов, выдаваемых Институтом;
- Оформление институтской бумаги (формы), выдаваемой сотрудникам