Центры и отделы

“Registrator ofisi” xodimlarining asosiy vazifalari

1. “Registrator ofisi” boshlig‘ining lavozim vazifalari:

Institutning talabalar faoliyatini tashkil etish va uni boshqarish sohasidagi missiyasi hamda asosiy strategik yo‘nalishlarini yuqori darajadagi ishonchlilik, samaradorlik va mas’uliyat bilan amalga oshirish;

Ofis xodimlarining ishini tashkil qilish va toʻgʻridan-toʻgʻri ularni boshqarish;

Ofis xodimlarining lavozim yoʻriqnomalarini ishlab chiqish;

talabalarga koʻrsatiladigan xizmatlarning sifatli va oʻz vaqtida bajarilishini doimiy nazorat qilish;

Vazirlar Mahkamasi, vazirliklar va institut tomonidan oʻrnatilgan talablar asosida oʻquv jarayonini tizim orqali toʻgʻri tashkil etilishini hamda professor-oʻqituvchilar, xodimlar va talabalarning bu jarayondagi faoliyatini muvofiqlashtirishda ishtirok etish;

Ofis tomonidan yoʻlga qoʻyiladigan xizmat turlarini kengaytirish va sifatini oshirish boʻyicha takliflar ishlab chiqish;

Ofisning yaqin va uzoq muddatli rivojlanish strategiyalarini ishlab chiqish;

talabalar, ota-onalarning taklif va shikoyatlarini koʻrib chiqish hamda nizoli holatlarni qonunchilikda belgilangan tartib asosida vakolat doirasida bartaraf etish;

Xizmat koʻrsatish (front office) va Maʼlumotlar bazasi (back office) boʻlim boshligʻi va menejerlarning mehnat faoliyatini tahlil qilish, baholash hamda ragʻbatlantirish boʻyicha rahbariyatga takliflar kiritib borish.

2. Xizmat koʻrsatish (front office) boʻlim boshligʻining lavozim vazifalari:

Xizmat koʻrsatish (front office) boʻlimida ofis xodimlarining ishini tashkil qilish va toʻgʻridan-toʻgʻri ularni boshqarishda ofis boshlig‘iga koʻmaklashish;

Ofis boshlig‘i ish joyida boʻlmaganida (mehnat ta’tili, xizmat safari va boshqalar) uning lavozim vazifalarini vaqtinchalik bajarish;

Xizmat koʻrsatish (front office) boʻlimidagi sektorlar faoliyatini muvofiqlashtirish;

talabalar uchun oʻquv jarayoniga tegishli boʻlgan xizmat turlarini tizim orqali tashkil qilish;

talabalarga oʻquv jarayonining tashkil etilishi, oʻquv jarayoniga tegishli maʼlumotlar, talabalarning elektron platformalardan samarali foydalanishiga koʻmaklashish;

talabalarning turar joylari faoliyatini muvofiqlashtirish jarayonini tashkil qilish;

talabalarga ilmiy va innovatsion faoliyat boʻyicha xizmat koʻrsatishni tashkil qilish;

Ofis tomonidan xalqaro aloqalar va akademik mobillik boʻyicha xizmat koʻrsatishni yoʻlga qoʻyish;

Ofis tomonidan marketing hamda buxgalteriya xizmatlari koʻrsatishni yoʻlga qoʻyish;

professor-oʻqituvchilar va talabalarga tizimga oid tegishli maslahatlar berish;

oʻquv dasturlaridagi farqlarni bartaraf etish maqsadida qayta oʻqishni tashkil qilish;

“HEMIS”, “Moodle”, “LMS” taʼlim platformalari va idoralararo yagona elektron hujjat aylanish “ijro.gov.uz” tizimidan foydalanish va ijrosini taʼminlash;

oliy taʼlim tashkilotlariga oʻqishga qabul qilish, talabalar oʻqishini koʻchirish, qayta tiklash va oʻqishdan chetlashtirish tartibi toʻgʻrisidagi nizomlarga asosan institutning elektron taʼlim platformasi orqali talabalar harakatini tashkil qilish (oʻqishini koʻchirish, akademik taʼtilga chiqarish va qaytarish, oʻqishini tiklash).

3. Maʼlumotlar bazasi (back office) boʻlim boshligʻining lavozim vazifalari:

Ofis xodimlarining ishini tashkil qilish va toʻgʻridan-toʻgʻri ularni boshqarishda ofis boshlig‘iga koʻmaklashish;

Maʼlumotlar bazasi (back office) boʻlimidagi sektorlar faoliyatini muvofiqlashtirish;

talabalarga tegishli boʻlgan statistik maʼlumotlarni yuritish hamda “HEMIS” axborot  tizimiga toʻgʻri kiritilishini nazorat qilish;

talabalar hujjatlarini yuritish va saqlash jarayonini muvofiqlashtirish:

“HEMIS”, “Moodle”, “LMS” taʼlim platformalari va idoralararo yagona elektron hujjat aylanish “ijro.gov.uz” tizimidan foydalanish va ijrosini taʼminlash;

Ofisda amalga oshirilgan ishlarning holatini, shuningdek, oliy taʼlim tashkilotlaridagi oʻquv jarayonining tashkil etilishi holatini tizim orqali baholab borish;

oʻquv jarayoni grafigiga asosan elektron taʼlim platformasida oʻquv ishlari prorektori tomonidan tasdiqlangan yakuniy nazoratlar jadvali asosida oʻz vaqtida oʻtkazilishini tizim orqali nazorat qilish;

institutga oʻqishga qabul qilish, talabalar oʻqishini koʻchirish, qayta tiklash va oʻqishdan chetlashtirish tartibi toʻgʻrisidagi nizomlarga asosan institutning elektron taʼlim platformasi orqali talabalar harakatini umumlashtirish va tahlil qilish (oʻqishini koʻchirish, akademik taʼtilga chiqarish va qaytarish, oʻqishini tiklash);

Vazirlar Mahkamasi, vazirliklar va institut tomonidan oʻrnatilgan talablar asosida oʻquv jarayonini tizim orqali toʻgʻri tashkil etilishini hamda professor-oʻqituvchilar, xodimlar va talabalarning bu jarayondagi faoliyatini muvofiqlashtirishda ishtirok etish.

4. Xizmat koʻrsatish (front office) boʻlimi menejerlarining vazifalari:

4.1. Talabalarga xizmat koʻrsatish sektori bo‘yicha:

dars jadvallari haqida maʼlumot taqdim etish;

qayta oʻqish uchun fan guruhlariga ariza yuborishga yordam berish;

joriy, oraliq va yakuniy nazoratlar toʻgʻrisida talabalarga maʼlumot taqdim etish;

sirtqi va masofaviy taʼlim shaklida oʻqiyotgan talabalar uchun chaqiruv qogʻozini shakllantirish;

akademik maʼlumotnoma va transkript berish;

imtihonlar roʻyxatini taqdim etish;

oʻqishni koʻchirish va qayta tiklash uchun ariza yuborishga yordam berish;

institutga ikkinchi taʼlimga kirish uchun onlayn ariza topshirishga yordam berish;

institutning magistratura (klinik ordinatura) bosqichiga kirish uchun onlayn ariza topshirishga yordam berish;

talaba guvohnomasi hamda turar joyi guvohnomasini yaratish va taqdim etish;

talabaga oʻzining GPA koʻrsatkichi haqida maʼlumotnoma taqdim etish;

talabalarning “HEMIS” axborot tizimidagi parolini tiklash;

talabalarga tibbiy sugʻurta olish uchun yordam berish;

oʻqishga qabul va oʻqishni koʻchirish yuzasidan konsultatsiya berish;

oliy taʼlim tashkilotida mavjud turli xizmatlar va resurslar haqida maʼlumot berish;

qatʼiy hisobdagi hujjatlar shakllarini (diplom, diplomga ilova, akademik sertifikatlar va boshqalar) taqdim etish;

qatʼiy hisobdagi blankalarini (diplom blankalari, akademik guvohnomalar, diplom ilovasi va boshqalar) qabul qilish, saqlash va berishni tashkil etish;

akademik qarzdor talabalarni aniqlash;

talabalar turar joyiga koʻchib oʻtganlarni vaqtinchalik roʻyxatga qoʻyish uchun hujjatlarni tayyorlash.

4.2. Ilmiy va innovatsion faoliyat boʻyicha xizmat koʻrsatish sektori bo‘yicha:

grantlar va tanlovlar haqida maʼlumot berish;

ilmiy konferensiyalar haqida maʼlumot berish;

innovatsion gʻoya va startaplarni roʻyxatdan oʻtkazishga yordam berish;

talabalarga nomdor stipendiyalar haqida maʼlumot berish hamda ariza berishda koʻmaklashish;

ilmiy loyihalar toʻgʻrisida konsultatsiya berish;

“Ustoz-shogird maktabi”ga aʼzo boʻlishga yordam berish;

institut tomonidan tashkil etilayotgan ilmiy konferensiya, seminar va boshqa ilmiy-innovatsion tadbirlarni talabalar orasida ommalashtirish;

talabalarga ilmiy toʻgaraklar haqida maʼlumot berish hamda amaliy yordam koʻrsatish.

4.3. Xalqaro aloqalar va akademik mobillik boʻyicha xizmat koʻrsatish sektori bo‘yicha:

oʻqish joyidan ingliz tilida maʼlumotnoma berish;

turli xalqaro grantlar va akademik mobillik dasturlari (mahalliy va xorijiy oliy ta’lim tashkilotlar bilan) boʻyicha maʼlumotlarni taqdim etish;

oʻqishga qabul qilingan xorijlik talabalarni elektron tizimda roʻyxatga olish va fanlarga biriktirish;

xorijiy oliygohlarda tahsil olishda konsultatsiya berish;

xorijlik talabalar uchun viza xizmatlarini amalga oshirish;

xorijlik talabalarga toʻlov-shartnomalarini taqdim etish;

xorijlik talabalarni Oʻzbekiston Respublikasida vaqtinchalik roʻyxatga qoʻyish xizmatlarini amalga oshirish;

xorijlik talabalarni oʻqishga qabul qilish boʻyicha konsultatsiya berish, ariza va talab etiladigan hujjatlarni koʻrib chiqish uchun qabul qilish;

xorijlik talabalarga oliy taʼlim tashkilotidagi oʻquv jarayonlari haqida maʼlumot berish;

qoʻshma ta’lim dasturlari haqida ma’lumot berish va talabalar orasida targʻibot qilish;

xorijda oʻqish uchun “El-yurt umidi” jamgʻarmasi stipendiya tanlovi va xorijiy e’lonlar haqida ma’lumot berish;

xalqaro reytinglar (QS, THE, Green Metric)da oʻrin egallagan oliy ta’lim muassasalari toʻgʻrisida talabalarga ma’lumot berish;

xalqaro forumlarda imzolangan bitimlar va bayonlar haqida talabalarga ma’lumot berish;

xorijiy tillarni oʻrganish kurslari haqida ma’lumot berish.

4.4. Buxgalteriya, marketing va amaliyot boʻyicha xizmat koʻrsatish sektori bo‘yicha:

ishga joylashgan bitiruvchilar haqida maʼlumotlarni olish va kiritish;

toʻlov-shartnoma summasini aniqlash, hisoblash va taqdim etish, shuningdek, toʻlov-shartnomasi olish uchun ariza berishga koʻmaklashish;

talabalar o‘zlashtirish ko‘rsatkichlari va boshqa hollar uchun stipendiya tayinlash bo‘yicha (dekanat yoki o‘quv-uslubiy boshqarma tomonidan taqdim etilgan) bildirgi asosida hemis platformasidagi natijalarga ko‘ra stipendiya buyrug‘ini tayyorlash;

akademik qarzdor talabalar uchun qayta oʻzlashtirish bo‘yicha toʻlov miqdorlarini aniqlash va tasdiqlash, qayta oʻqishga shartnoma olish uchun ariza berishga koʻmaklashish;

ijara subsidiyasi uchun ariza yozishga koʻmaklashish;

talabalarning yotoqxonalarga joylashishi uchun ariza berishga koʻmaklashish;

talabalarga ishga joylashish borasida tavsiyalar berish;

potensial ish beruvchilar roʻyxatini shakllantirish va talabalarga yetkazish.

bitiruvchilarni ishga taqsimlash va joylashishiga oid barcha zaruriy hujjatlar (ishga yuborilganlik toʻgʻrisida yoʻllanma, taqsimot komissiyasi qarori, shaxsiy taqsimot qaydnomasi) tayyorlash, rasmiylashtirish va bitiruvchilarga yetkazish.

5. Maʼlumotlar bazasi (back office) boʻlimi menejerlarining vazifalari:

5.1. Statistik maʼlumotlarni yuritish sektori bo‘ycha:

talabalar, resurslar, shartnomalar, mashgʻulotlar va talabalarning oʻzlashtirishi haqidagi turli xil statistik maʼlumotlarni umumlashtirish va tahlil qilish;

talabalarning kursdan kursga qolishi, talabalar safidan chetlashtirilishi va akademik taʼtilga chiqishi boʻyicha statistik maʼlumotlarni umumlashtirish va tahlil qilish;

oʻqishni koʻchirish va tiklashga tavsiya etilgan talabalarga oid statistik maʼlumotlarni umumlashtirish va tahlil qilish;

topshiriq va murojaatlarga asosan oliy taʼlim tashkiloti faoliyatiga doir statistik maʼlumotlarni taqdim etishga tayyorlash;

institut tomonidan Statistika agentligiga taqdim etiladigan hisobot shakllarini yuritish;

bitiruvchilar toʻgʻrisida umumiy maʼlumotlar bankini shakllantirish;

bitiruvchilar bandligini ta’minlash hamda ishga joylashganligi bo‘yicha olib borilgan monitoring yuzasidan maʼlumotlarni olish, umumlashtirish va tahlil qilish;

“HEMIS” axborot tizimiga kiritilayotgan statistik maʼlumotlarning toʻgʻriligini tahlil qilib borish.

Statistik maʼlumotlarni yuritish sektori menejerlariga kerakli ma’lumotlarni yigʻish, umumlashtirish va qayta ishlash uchun so‘ralgan ma’lumotlarni taqdim etishda institut tuzilmasidagi boshqa boʻlinmalarning xodimlari yordam berishlari va hamkorlikda ishlashlari lozim.

5.2. Oʻquv jarayonini muvofiqlashtirish sektori bo‘yicha:

akademik guruhlarni shakllantirish;

talabalarga qayta oʻqishni tashkil qilish (fan guruhlari, dars jadvali va nazorat jadvallarini yaratish, arizalarni koʻrib chiqish);

talabalarni tegishli fanlarga biriktirish;

talabalarni tizimga kiritish va tegishli guruhlarga biriktirish;

tyutorga tegishli guruhlarni biriktirish;

oʻquv rejada mavjud fanlarni semestrlarga biriktirish;

qabul qilingan talabalarni elektron tizimda roʻyxatga olish va fanlarga biriktirish;

talabalar harakati (talabalar safidan chetlashtirish, kursda qoldirish, oʻqishini koʻchirish, akademik taʼtilga chiqarish va qaytarish, oʻqishini tiklash)ni muvofiqlashtirish va rasmiylashtirish;

talabalarni kursdan kursga oʻtkazish;

talabalarning o‘zlashtirish ko‘rsatkichini umumlashtirish va tahlil qilish;

talabalarning maʼlumot bazalarini shakllantirish va yangilab borish;

oʻqishni bitirgan talabalarni tegishli tartibda rasmiylashtirish;

“HEMIS” tizimi orqali talabalar davomatini nazorat qilish, kunlik davomat hisobotini olish va fanlar boʻyicha davomatni monitoring qilish;

dars jadvallarini hamda joriy, oraliq va yakuniy nazorat grafiklarini “HEMIS” axborot tizimida shakllantirish.

5.3. Talabalar hujjatlarini yuritish va saqlash sektori bo‘yicha:

oliy taʼlim tashkilotini tugatgan talabalar hujjatlarini toʻplab yigʻma jildga tikish, roʻyxatga olish va arxivga qadar saqlash;

familiyasi oʻzgargan, akademik taʼtilga chiqqan, yoʻnalishni va fakultetni oʻzgartirgan, kursda qoldirilgan, talabalar safidan chiqarilgan talabalarning buyruqlaridan koʻchirmalarni talabalar bazasiga joylashtirish;

oʻqishni boshqa oliy taʼlim tashkilotiga koʻchirish munosabati bilan talabalar safidan chetlatilgan talabalarni hamma kerakli hujjatlarini talabaga yetkazish;

qat’iy hisobdagi hujjatlar shakllarini (diplom, diplomga ilova, akademik sertifikatlar va boshqalar) taqdim etish;

qat’iy hisobdagi blankalarini (diplom blankalari, akademik guvohnomalar, diplom ilovasi va boshqalar) taqdim etish;

akademik qarzdor talabalarni aniqlash;

bitiruvchilarga berilgan diplomlarning haqiqiyligini tasdiqlash maqsadida doimiy ravishda tashkilot.mehnat.uz va http://d-arxiv.edu.uz platformalari orqali tashkilot va muassasalar bilan yozishmalarni amalga oshirish, yoʻqotilgan diplom va ilovalar oʻrniga dublikat berish toʻgʻrisidagi murojaatlarga javob qaytarish.