Devonxona va arxiv bo'limi
G'afforov Zafarjon Abdusalom o'g'li
E-pochta: zafargaffarov090@gmail.com
Telefon raqam: +998 90 999-55-94
Fax: +998 90 999-55-94
Manzil: Samarqand sh, Spitamen shoh ko‘chasi, 166-uy
Qabul kunlari: Dushanba–Shanba soat 8:00 dan 16:00 gacha
Vazifalari
Devonxona bo‘limining vazifalari
Devonxona bo‘limining vazifalari quyidagilardan iborat:
1.1. Yuqori tashkilotlardan, oliy ta’lim muassasalaridan, O‘zbekiston Respublikasi hududidagi va undan tashqaridagi tashkilotlardan yuborilgan jo‘natmalarni qabul qilish hamda institutdan yuboriladigan rasmiy hujjatlarni ularga jo‘natish.
1.2. Hujjatlarni saralash, fakultetlar, bo‘limlar va tegishli shaxslarga yetkazish.
1.3. Institut ma’muriyati nomiga kelgan ariza va boshqa buyurtma xatlarni ro‘yxatga olish.
1.4. Ish yuritishni tashkil etish, qabul qilingan hujjatlarni o‘z vaqtida ro‘yxatga olish, rasmiylashritish hamda tegishli tashkilotlarga jo‘natish.
1.5. Olingan hujjatlar haqida institut ma’muriyatiga, ijro etuvchi shaxslarga ma’lumot berish.
1.6. Institut faoliyatini tashkil etish bilan bog‘liq ijro (ij) buyruqlar, moliya ishlari va xizmat safarlari bilan bog‘liq (xs-m) buyruqlarning hamda ma’lum muddat uchun chiqariladigan farmoyish (f)larning asl nusxasini ro‘yxatga olish, rasmiylashtirish, buyruqlarning nusxalarini o‘z vaqtida mas’ul shaxslar, ijrochilar, tegishli fakultetlar va bo‘limlarga tarqatish.
1.7. Devonxona orqali chiqarilgan buyruqlar asoslarini va buyruqlarning asl nusxalarini institut arxiviga topshirilgunicha saqlash.
1.8. Institut bo‘yicha chiqariladigan farmoyishlarni qayd etish, nusxalarini tegishli fakultetlar, bo‘limlar, mas’ul shaxslarga yetkazish, ijrochilarga yetkazish, asl nusxalarini institut arxiviga topshirilgunicha saqlash.
1.9. Xizmat safari guvohnomalarini rasmiylashtirish, ro‘yxatga olish.
1.10. Institutga kelgan ilmiy xodimlar, mehmonlar xizmat safari guvohnomalarini rasmiylashtirish, ro‘yxatga olish.
1.11. Telegrammalar, buyurtma xatlar, shaxsiy hujjatlar va boshqalarni qabul qilish hamda jo‘natish.
12. Institut arxiviga topshirilishi lozim bo‘lgan buyruqlar va boshqa hujjatlarni o‘z vaqtida rasmiylashtirish va topshirish.
2. Devonxona mudiri lavozim vazifalari.
Institutga keluvchi hujjatlarning to‘g‘ri hisobga olish, o‘z vaqtida qayd etilishi va ijrochilarga topshirilishini tashkil etish;
Institutdan chiquvchi hujjatlarning to‘g‘ri rasmiylashtirilishini ta’minlash;
Rektor ko‘rsatmasiga muvofiq hujjatlarni ijro etish uchun yuborish;
Rektor imzosi bilan yuboriladigan hujjatlar qayd etilib, to‘g‘ri rasmiylashtirilganligini tekshirish;
Kiruvchi xat-xabarlarni, institut rekvizitlari yozilgan bosmaxona blankalarini hisobga olib borish;
Ijro etilgan hujjatlarni yig‘ma jildlarga tikib qo‘yish;
Ish yuritishda tugallangan hujjatlarni arxivga topshirish uchun rasmiylashtirish.
Arxiv mudiri lavozim vazifalari:
Institutda arxiv ishlarini yuritish;
Hujjatlarni ro‘yxatdan o‘tkazish, saqlash va foydalanish, tizimlashtirish;
Arxiv hujjatlarini ilmiy-amaliy qimmatini ekspertiza qilishni tashkil etish bo‘yicha ish yuritish;
Doimiy va vaqtincha saqlanadigan hujjatlarni ajratish;
Saqlash bo‘yicha muhlati o‘tgan hujjatlarni yo‘q qilish, davlat arxiviga topshirish dalolatnomalarini tuzish;
Arxivda bor hujjatlarga asoslanib arxiv ma’lumotnomasini berish, saqlash muddatlarini aniqlashtirish, hujjatlarga fond tartib raqamini berish;
Arxiv xonalarini tegishli yong‘inga qarshi ahvolda saqlash, yorug‘lik tushishini kuzatish;
Issiqlik tizimini, aloqa vositalarini kuzatish, yig‘majildlar nomenklaturasini ishlab chiqishda qatnashish, ish yuritish bo‘yicha tugallangan hujjatlarni arxivga topshirilishini nazorat qilish, belgilangan hisobotni o‘z vaqtida topshirish, ish yuritish yo‘riqnomasini ishlab chiqish, DAK hujjatlarini qabul qilish.
Arxivarius lavozim vazifalari:
Arxivga kelib tushayotgan hujjatlar saqlanishini tashkil etish;
Ish yuritish bo‘yicha tugallangan hujjatlarni tarkibiy bo‘limlardan qabul qilish;
Institut yig‘ma jildlar nomenklaturasini ishlab chiqishda qatnashish, arxivga topshiriladigan hujjatlarning to‘g‘ri tuzilganligi va rasmiylashtirilganligini tekshirish;
Saqlash birliklarini tegishli qoidalarga asoslanib shifrlash, tizimlashtirish, delolarni joylashtirish hisobini kuzatish;
Doimiy va vaqtincha saqlanadigan hujjatlarga fond tartib raqamini berish, davlat arxiviga topshirish dalolatnomalarini tuzish, ro‘yxatdan chiqarish, yo‘q qilish kabi ishlarni bajarish;
Arxiv hujjatlarini ilmiy-amaliy qimmatini belgilashda qatnashish;
Arxiv xonasining qonun-qoidalarga asoslab saqlanishini kuzatish, yong‘inga qarshi choralar ko‘rish, arxiv hujjatlariga asoslanib, ko‘chirmalar, nusxalar, ma’lumotnomalarni berish, so‘rovnomalarga javob berish.
Arxiv ishi haqidagi hisobotni tuzish uchun ma’lumot tayyorlash.
Kuryer lavozim vazifalari:
Institut nomiga yo‘llangan xat va hujjatlarni Vazirlik devonxonasidan, boshqa oliy o‘quv yurtlari va muassasalardan, aloqa bo‘limlaridan qabul qilib olish, shuningdek jo‘natiluvchi hujjatlarni ko‘rsatilgan joylarga yetkazib berish;
Hujjatlarni qabul qilib olish chog‘ida xat jildlarga qo‘yilgan raqamlarga muvofiq ekanligini tekshirish;
Xat jildlarga solinmagan pochtani olish hollarida ilovalar mavjudligini tekshirish;
Rektorning ko‘rsatmasiga binoan hujjatlarni ijrochilarga maxsus daftarga qo‘l qo‘ydirib, o‘z vaqtida topshirish.
Ish yurituvchi va uning xizmat vazifalari.
Devonxona mudiri topshirig‘iga binoan ish yuritadi. Bo‘limdagi barcha hujjatlarning tartibiga javob beradi. Quyidagi vazifalarning bajarilishiga mas’uldir:
- Institut bo‘yicha xizmat safarlari va moliya ishlari bo‘yicha (xs-m), ijro uchun (ij) buyruqlar, ma’lum muddat uchun chiqariladigan farmoyish (f) loyihasini tayyorlaydi, kompyuterdan chiqqandan so‘ng tekshiradi, imzo uchun tayyorlaydi, tegishli fakultetlar, bo‘limlar, kafedralar hamda mas’ul shaxslarga tarqatilishini nazorat qiladi.
- Institut bo‘yicha xizmat safarlari va moliya ishlari bo‘yicha (xs-m), ijro uchun (ij) buyruqlar, ma’lum muddat uchun chiqariladigan farmoyish (f) buyruqlarni ro‘yxatga olish kitobiga qayd qilib boradi.
- Institut bo‘yicha xizmat safarlari va moliya ishlari bo‘yicha (xs-m), ijro uchun (ij) buyruqlar, ma’lum muddat uchun chiqariladigan farmoyish (f) oylik hisobotini tayyorlaydi.
- Xizmat safariga ketuvchilarning va institutga xizmat safari bilan kelganlar hujjatlarining rasmiylashtirish bilan shug‘ullanadi.
- Tayyor buyruqlarni prorektorlarga imzolatish, rektor qabuliga yetkazish, buyruq nusxalarini fakultetlar, bo‘limlarga tarqatish.
- Tashkilotlardan kelgan hujjatlar, bildirishnomalar, xodimlar va talabalarning arizalari, pochta orqali olinadigan barcha turdagi korrespondensiyalarni qabul qilish va rasmiylashtirish, shikoyat va arizalar bo‘yicha hisobot tayyorlash;
- Nazorat dasturini xato va kamchiliklarsiz yuritish;
- Institutdan chiqadigan hujjatlarning elektron hisobini yuritish;
- Xodimlarga beriladigan institut xos qog‘ozi (blank)ni ro‘yxatga olish.